Como entender una nómina paso a paso

¿Qué es una nómina?

La nómina es un documento que se emplea como justificante del salario. Por un lado, se trata del registro financiero que comprende un detalle de las distintas bonificaciones salariales correspondientes a sus empleados. Esto incluye las deducciones y devengos correspondientes a la seguridad social, sueldo neto e impuestos que dichas bonificaciones perciben.

Por otro lado, desde el punto de vista contable, la nómina representa la cantidad de dinero que la empresa dedica al salario de un determinado puesto laboral. Justamente por ello, en esta se determina el periodo contable al que corresponde y el detalle de la cuenta bancaria en la que dicho salario es depositado.

Estos son los distintos elementos que deben tenerse en cuenta para entender una nómina paso a paso.

Encabezado

Habitualmente ubicado en la parte superior del documento, este cumple con una función identificadora. Dispone del periodo de liquidación correspondiente, el convenio laboral vigente y las cuentas donde se deposita el salario.

El encabezado presenta todos los datos de la empresa que emite la nómina:

• Nombre
• Domicilio legal
• Código de Identificación Fiscal (CIF)
• Código de cotización de la Seguridad Social

Asimismo, el encabezado también dispone de los datos del empleado:

• Nombre
• Documento de identidad
• Número de Seguridad Social
• Categoría profesional en la empresa
• Tipo de contrato
• Antigüedad

Justificación de ingresos

Este apartado de la nómina corresponde al devengo de las distintas liquidaciones, desembolsos y aportes realizados a nombre del trabajador. Por lo tanto, se compone de dos tipos de devengos:

• El devengo salarial se corresponde con los ingresos percibidos por el empleado como contraprestación por su trabajo y tiempo.
• El devengo no salarial es aquel que se utiliza a modo de subvención de la actividad que el empleado debe realizar a nombre de la empresa en el ejercicio de sus funciones (combustible, órdenes de comida, etc.). Este no debe superar el 30 % del valor total del salario del empleado.

Partidas correspondientes a la justificación de ingreso

La justificación del ingreso y sus correspondientes devengos se organizan, a su vez, en distintas partidas en las que se determinan las múltiples bonificaciones que el empleado percibe sobre su salario: antigüedad, comisiones, horas extras, entre otras. Las siguientes son las más habituales.

Salario base

Se trata del ingreso de base que le corresponde al empleado por realizar una determinada labor. Este puede establecerse a partir de la negociación individual o un convenio de salario mínimo interprofesional.

Complementos del salario

Los complementos del salario son aquellos que se añaden al salario básico para compensar las distintas aptitudes y cualidades del empleado. Entre ellas pueden mencionarse los estudios, la antigüedad, la categoría profesional, la responsabilidad o la asistencia extraordinaria. Los complementos del salario resultan fundamentales para mejorar el salario básico.

Horas extraordinarias trabajadas

Esta partida detalla la cantidad de horas de trabajo realizadas por el empleado fuera de su jornada habitual. Por lo tanto, son horas de trabajo extra que se cobran más caras por exigir un esfuerzo mayor por parte del empleado, ya sea de manera voluntaria o por necesidad o urgencia.

Gratificaciones extraordinarias

Este beneficio corresponde a un ingreso adicional que, por ley, debe percibir el empleado para mejorar su poder adquisitivo dos veces al año. Su cálculo proviene de convenios colectivos de trabajo y su pago puede distribuirse de manera proporcional en las nóminas corrientes.

Salario en especie

Corresponde a una parte del salario que se emite a través del consumo, la utilización o la ostensión de los bienes o servicios de la empresa. Esto puede incluir transporte de la empresa, uso de instalaciones o inmuebles, seguros, formación, entre otros. Se establece a partir de negociaciones individuales o convenios colectivos.

Indemnizaciones o suplidos

Este tipo de partida se constituye como una retribución de los gastos realizados por el trabajador utilizando su capital personal durante el ejercicio regular de su actividad. Como tales, no representan una contraprestación económica y se encuentran exentas de tributación: el empleado no paga impuesto ni se cotiza dicho monto para la Seguridad Social.

Prestaciones para la Seguridad Social

Finalmente, dentro de las partidas correspondientes a los devengos de la justificación de ingreso se encuentran las prestaciones de la Seguridad Social. Estas incluyen todos aquellos aportes que la empresa realiza por traslado, suspensión o despido del empleado. Esto incluye además los correspondientes al desempleo temporal o permanente por incapacidad.

Deducciones tributarias en la nómina y sueldo neto

Dentro del marco legislativo español, a la parte empleadora le corresponde retener parte del ingreso del trabajador. Esta retención corresponde al pago del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, por una parte, y para aportar a los servicios de Seguridad Social, por otra.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

Esta deducción corresponde al régimen de tributación sobre el ingreso del empleado por su actividad particular. Se trata de un valor porcentual que determina el Ministerio de Hacienda de España y que la empresa se encuentra obligada a pagar cuando emite la nómina del empleado.

Servicios de Seguridad Social

Esta deducción se determina a partir de la justificación del ingreso de la nómina y se retiene por la empresa bajo los siguientes conceptos:

• Las contingencias comunes perciben una deducción del 4,7 %, dedicada a garantizar la protección del empleado por cualquier tipo de accidente o incapacidad temporal o permanente.
• La partida de desempleo se corresponde con el cobro del seguro por desempleo que garantiza estabilidad al trabajador en caso de encontrarse inactivo. Corresponde a 1,55 % por contrato indefinido y 1,60 % por contrato temporal.
• Partida de formación profesional dedicada a financiar los programas de educación públicos para el trabajo, corresponde al 0,10 %.
• Partida de horas extraordinarias que comprende aquellos aportes por el trabajo extra fuera del horario habitual: su cálculo dependerá de si se trata de horas voluntarias (4,7 %) u obligatorias por fuerza mayor (2 %).

Cálculo del sueldo neto

Para determinar el sueldo real del empleado, este debe tomar, por un lado, los ingresos totales del mes (salariales y no salariales), de los cuales su total suele figurar en la nómina como salario bruto o total de los devengos, y restar aquellas deducciones que corresponden al IRPF y a la Seguridad Social.